TAB 주문-출고-리턴 프로세스 (Order-to-Invoice SOP)

시스템 명칭: App Sheet(주문/시리얼 기록용 구글시트 기반 앱) + DEAR(재고관리시스템, Inventory/Sales/Transfers 모듈). 이 가이드의 절차는 두 시스템을 병행 기록하는 것을 전제로 한다 — 한쪽만 기록하면 실제 재고 흐름과 불일치가 생긴다.

1. 기본 원칙 (절대 규칙)

• PI(Proforma Invoice)는 반드시 PO 확인 후 발행.
• Remittance(입금) 확인 없이는 Picking 불가.
• Tax Invoice는 최종 출고 후에만 발행.
• 결제 확인 없이는 출고하지 않는다 — 가장 중요한 원칙.

2. Order-to-Invoice 표준 흐름

flowchart LR
    A["Stock Inquiry<br>재고 문의"] --> B["Stock Check<br>내부 재고 확인"]
    B --> C["Quotation<br>견적서 발행"]
    C --> D["Purchase Order PO<br>고객 발주서 접수"]
    D --> E["Proforma Invoice PI<br>사전 송장 발행"]
    E --> F["Remittance<br>고객 결제·회계 확인"]
    F --> G["Picking List<br>물류팀 출력·준비"]
    G --> H["Pick Up / Delivery<br>픽업 또는 배송 출고"]
    H --> I["Tax Invoice<br>세금계산서 최종 발행"]

핵심 게이트는 D→E(PO 확인 후에만 PI), F→G(입금 확인 후에만 Picking), H→I(출고 후에만 Tax Invoice) 3곳이다.

3. 주문 등록 & 출고 처리 (App Sheet + DEAR)

1. 메일 확인: 고객 주문 메일에서 주문번호·품목·수량·요청사항 확인.
2. Pick List 확인: Sales/Admin이 주문서를 열람하고 Pick-up/Delivery 여부를 확인. 출고 시 시리얼 넘버는 App Sheet에 제품 각 3면이 보이도록 앞/뒤 총 2장 사진 촬영(추후 배송 데미지 클레임 대비).
3. App Sheet 입력: Status를 Pick → Release로 갱신, Serial Number 기록.
4. DEAR 단계: Sales → Search Sales → Pick(Serial No·Location 확인!!) → Pack(Copy from pick) → Ship(Group Package·Carrier·Pick up/Delivery) → Invoice(Email, Print).
5. 최종 점검: Sales는 고객에게 Invoice 송부 전 Price/Order/Amount 일치 확인, Dispatch는 실물 출고 확인 및 기록 저장.

3.1 작성 시 주의사항 (반복 실수 포인트)

• Sales 가격은 반드시 invoice price에서 붙여넣기(Amount 기준으로 하면 수량이 바뀔 때 가격이 같이 틀어짐).
• Quantity(수량) 재확인 필수.
• Freight cost = 우리가 지불하는 비용, Freight = 우리가 받은(청구한) 비용 — 방향을 헷갈리지 않는다.
• TA$ Loyalty는 마이너스(-) 값이어도 그냥 +로 표시한다(우리 쪽이 지불하는 돈이기 때문).
• Paid by credit → Invoice date로 “Paid” 도장. Deposit + 잔금이 있는 경우 잔금 지불 시점에만 Paid 도장.
• Extra 비용: Service Log Sheet의 Parts sales에 판매 부품을 기록, Labour Cost(팔렛 제거·캐스터 교체 등)는 Extra로 계상.

3.2 제출 전 체크리스트

1. 빠진 인보이스는 없는지?
2. 딜리버리가 정확히 체크됐는지(우리가 배정한 배송업체 기준)?
3. Extra charge가 잘 체크됐는지(부품은 서비스로 분류)?
4. TA$가 잘 체크됐는지?

3.3 업무 태도 주의사항

• 마감 시 A급 재고 수량을 셀 때 B급 재고 출고나 데미지 쇼룸 건을 한 번 더 고려.
• 전화 오더의 Hold 처리는 한 번 더 집중해서 확인.
• 픽업 당일 결제가 안 잡혀 있을 수도 있다 — 그럴 땐 메일에서 오더번호/PO로 확인.

4. 인보이스 수정 (Invoice Revision)

• 오류 발견 시: DEAR → Sales에서 잘못된 항목을 Undo 후 Order 재등록. 단, 발생 월(그 달)에 한해서만 — 그 이후는 Accountant와 협의.
• Order/Quote 수정 후 반드시 수량 반영을 재확인하고 새 인보이스를 발행.
• 수정 인보이스 발행 시 수량/제품코드/금액이 기존 기록과 일치하는지 재확인, 담당자별 Room 관리 체계를 유지해 혼선 방지.

5. 재고 이동 (Transfer)

예: Melbourne Showroom 재고를 Sydney 창고로 이동해야 하는 경우.

1. App Sheet: Sales Data의 Serial 탭에서 시리얼 번호 위치를 Transfer로 변경, Status Restocked.
2. DEAR: Inventory → Transfers → (Search 옆) 추가하기 → 항목을 채우고 체크 → 오토픽으로 시리얼 번호 확인.
3. 입고 확정: 받는 쪽에서 시리얼을 최종 목적지(예: Sydney)로 바꾸고, DEAR에서 Received Date를 실제 입고일로 갱신.

핵심: Google Sheet(Serial·Status)와 DEAR(Received Date) 둘 다 기록해야 실제 재고 흐름과 일치한다.

6. 리턴 처리 (Return Handling) — A급 제품 기준

6.1 Sales Data 기록

1. 반품 제품명 + Serial Number를 Sales Data의 Serial 탭에 새 행으로 추가.
   • 신품 환불이면 NSW, 손상/쇼룸이면 NSW-D/NSW-S로 위치 기록, 노트에 “Restocking” 남기기.
2. 해당 오더번호/시리얼로 상태를 찾아 Restock으로 변경. Duplicate(중복) 표시가 뜨면 제품명 뒤에 **”+ Restock”**을 붙여 구분.
3. App Sheet에서 restocking 시 Sales 가격은 삭제하고, refund application에서 차감된 금액이나 추가 운송비가 있으면 Freight cost/Extra에 반영하고 노트에 기록(예: “Restocking fee $200”).
4. 재판매 가능 상태이므로 Sales Price를 적절히 재조정.

6.2 DEAR 처리

해당 오더의 Sales에서 Restock을 누르고 Copy하면 인보이스 제품 목록이 뜬다 — 환불할 제품만 남기고 나머지는 삭제한 뒤 Authorise.

6.3 고객사 Refund 발생 시 6단계

1. 반품 요청 확인(damaged/wrong order/change of mind 등 사유 확인) → Refund Application Form 작성.
2. 제품 회수 — 고객이 창고에 직접 반납, Sydney warehouse에서 수령 & 시리얼 확인.
3. 제품 상태 검사 — 외관/작동 테스트로 Damage/Scratch/정상 여부 판정 → **Brand New(미사용) / Restock(재판매 가능, 할인 필요 가능) / Damage(할인판매 or 폐기)**로 분류.
4. DEAR에서 Serial No. Restock 재등록, Refund Application Form에 Serial No. 기재 → 회계팀 전달.
5. 회계 처리 — Form에 기재된 금액(상품 차액, Restocking Fee, Freight 차감 등) 확인 후 Accounts 팀이 Credit Note 발행.
6. 내부 보고 — “XX 제품 반품 확인 → 재고 XX 분류 → Credit Note 발행 요청” 형식으로 Sales/Admin에 보고(§8 보고 메일 형식 참고).

7. 시리얼 기반 재고 확인 (DEAR)

1. DEAR 로그인 → Inventory 메뉴.
2. Inventory > Products에서 제품명/모델명(예: KUR12-2-N) 검색 → 현재 상태(Available/On Order/Allocated 등) 확인.
3. 상세 화면 → Movements(이동 기록) → 시리얼 넘버 검색 → 현재 위치(창고) 확인.
4. Movement 이력에서 입고(Received)/출고(Dispatched)/이동(Transfer)을 확인해 재고 존재 여부를 최종 판단.

8. 장기재고 정리 프로세스 (A급/B급, NSW 기준)

1. “NSW STOCK” 파일에서 “Days 구간(0–360, 360–720, …)” 표시 확인.
2. Quantity/Stock Age 열 필터에서 0–360 Days 제외 → 남은 행이 장기재고(1년 이상) 후보.
3. 필터링된 수량 합계를 Sales Data(STOCK 시트)와 대조.
4. “NSW 데미지 리스트(B급 리스트)“의 시리얼 넘버 전체 복사.
5. NSW STOCK 파일 Serial Number 열 아래에 붙여넣고 조건부 서식 → 새 규칙 → 수식 → 매칭 행 빨간색 채우기(빨간불=B급, 무색=A급).
6. 빨간불 없는 행 = A급 장기재고, 빨간불 있는 행 = B급 장기재고 — 각각 수량 합계.
7. NSW Summary 집계표 업데이트: Date / 입고 / 출고 / 합계 / A급 / Showroom / Total(A급+Showroom). 예시(2025-10-29 기준): A급 346EA, Showroom 29EA, Total 375EA.
8. 이상 점검 — A급이 급감하면 출고/폐기 확인, Showroom 변동은 실물 확인, 합계가 Sales Data와 다르면 재고 이동/삭제 확인.

9. 자주 쓰는 메시지 템플릿 (발췌)

리스토킹 비용 안내(국/영문 공통 조건): Restocking fee 200+GST/대, 팔레트 없음 시 추가 200+GST, 포장 박스 없음/파손 시 추가 $200+GST — 검수 후 해당 비용을 제외하고 Credit Note 발행, 검수 중 추가 데미지 발견 시 별도 비용 발생 가능.

배송 제한 안내(영문): 시드니·멜버른 로컬 외 지역은 standard curbside delivery만 가능(구형 유닛 철거 서비스 불가), pallet removal fee $30.

한국어 보고 메일 형식: 제목 {내용} 보고의 건 / 송부의 건(예: “장기재고 조사 보고의건(251110)”) — 본문은 수신자 호칭 → “지시하신 ~ 내역 첨부와 같이 보고드립니다” → “확인/검토 부탁드립니다” → 서명(“OOO 배상”) 순서.

전체 템플릿 원문(재고/픽업 안내, Refund 보고 메일 예시 2종 등)은 2026-08-28-turbo-air-internal-guide-book-v1 §18·§27 참고.

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Bias Check

Data gap: 원문에 “5. Invoice Revision Process”의 5.3번 항목이 없다(5.1·5.2·5.4만 존재) — 원문 자체의 번호 누락으로 추정, 내용 손실 여부는 다음 버전에서 Siwoo에게 확인 필요. 이 SOP는 Siwoo 개인이 정리한 내부 문서를 그대로 컴파일한 것으로, 회사 공식 매뉴얼과의 대조·검증은 아직 이뤄지지 않았다(verificationStatus: unverified).