우리 회사는 한국이나 중국에 있는 공장에서 해상운송 컨테이너로 제품을 수입하여, 우리 웨어하우스에 제품들을 보관하고 있으며, 보통은 Gmail 이나 전화로 딜러사를 통해 주문을 받고 가까운 웨어하우스에서 배송지로 제품을 출고하는 업무 프로세스를 가지고 있어. 추후 업무 프로세스를 개선하고 자동화 하고 싶은데 자동화 할 수 있는 업무 부분을 추천해줘. 또한 네가 업무 프로세스를 더욱 자세하게 분석하기 위해 필요한 자료들을 내게 알려줘.
질문: 우리 회사는 한국이나 중국에 있는 공장에서 해상운송 컨테이너로 제품을 수입하여, 우리 웨어하우스에 제품들을 보관하고 있으며, 보통은 Gmail 이나 전화로 딜러사를 통해 주문을 받고 가까운 웨어하우스에서 배송지로 제품을 출고하는 업무 프로세스를 가지고 있어. 추후 업무 프로세스를 개선하고 자동화 하고 싶은데 자동화 할 수 있는 업무 부분을 추천해줘. 또한 네가 업무 프로세스를 더욱 자세하게 분석하기 위해 필요한 자료들을 내게 알려줘. 질문자: David 일시: 2026-08-14 13:37
Answer
TAB 업무 프로세스 자동화 검토
1. 현재 프로세스 (말씀 주신 내용 기준)
한국/중국 공장 → 해상운송(컨테이너) → 웨어하우스 입고/보관
↓
딜러 → (Gmail/전화) 주문 접수 → 재고 확인 → 가까운 웨어하우스에서 출고/배송
Wiki 근거상 이 프로세스와 맞닿아 있는 사실들:
NSW(Auburn, 2021-01~)·VIC(Knoxfield, 2023-01~) 두 곳이 직접 운영 웨어하우스/오피스이고, QLD는 별도 오너십 관계사(TA QLD)로 컨테이너 단위 대량구매를 함(경영 판단은 exQLD 기준을 우선). [출처: Turbo Air, 영업판매실적 조회 절차]
딜러별·월별 주문(Order date)·매출(Inv Date) 원장이 Google Sheets Sales Data에 라인 단위로 기록되고 있어, 이미 “주문→배송→인보이스” 각 단계의 타임스탬프가 시스템(시트)에 존재함 — 즉 프로세스 데이터 자체는 이미 디지털화되어 있음. [LIVE SALES DATA]
호주 수입 물류비 관련 Wiki에 따르면 2026년 벙커 서차지 급등·항로 신뢰도 저하로 “총 착지원가(landed cost)” 관리가 중요해졌다는 거시 배경이 있음. [출처: 호주 수입 물류비]
HFC 냉매 규제(2026-01-01 쿼터 19% 추가 감축 등)로 특정 냉매(R404A 등) 라인의 조달 리스크가 있다는 점도 재고관리 자동화와 연결될 수 있음. [출처: HFC 냉매 단계적 감축]
이 외에 “Gmail/전화 주문 접수 프로세스의 세부 단계”(예: 견적서 발행 방식, 재고 확인 방법, 피킹·패킹 방식, 배송사 연동 방식) 자체는 Wiki에 근거가 없음 — 근거 없음, 아래 §3의 자료 요청으로 확인이 필요합니다.
2. 자동화 추천 영역
Wiki에 나온 사실과 일반적인 B2B 유통업 자동화 원칙(확인된 사실이 아니라 추정/일반 지식 기반 제안임을 명시)을 결합해 우선순위를 매기면:
🥇 우선순위 1 — 주문 접수 자동화 (Gmail/전화 → 구조화된 주문)
현황 문제: Gmail·전화 주문은 사람이 직접 읽고 시트/시스템에 옮겨 적어야 해서, 오탈자·누락·처리 지연 리스크가 큼. Wiki의 Sales Data에 Order No, P/O No, Model, Required by 같은 필드가 이미 있다는 것은, 지금도 결국 이 정보를 어떤 형태로든 수기 입력하고 있다는 뜻으로 추정됨.
자동화 방향(추정): 딜러 전용 주문 폼(웹폼/포털) 또는 Gmail 파싱 자동화(예: 정형화된 이메일 템플릿 + Google Apps Script/Zapier로 주문 시트에 자동 반영), 전화 주문은 최소한 통화 후 확인 이메일/문자 자동 발송으로 이중 확인.
기대 효과: 입력 오류 감소, 처리 시간 단축, 담당자 병목 해소.
🥈 우선순위 2 — 재고·배송지 자동 매칭 (가까운 웨어하우스 선택 로직)
현황: NSW/VIC 두 창고 체제이므로 “가까운 창고에서 출고”라는 규칙 자체는 단순하지만, 실시간 재고 가시성이 없다면 결국 사람이 전화/메신저로 재고를 확인하고 있을 가능성이 높음(추정).
자동화 방향(추정): 창고별 실시간 재고 대시보드 + 주문 접수 시 딜러 배송지 우편번호 기준 자동으로 “NSW/VIC 중 어디서 출고할지” 추천, 재고 부족 시 자동 알림.
🥉 우선순위 3 — 매출/수주 실적 리포팅 자동화
이미 이번 답변의 LIVE SALES DATA처럼 Google Sheets 원본을 직접 조회해 월별·딜러별·제품별 실적을 자동 집계하는 절차가 구축되어 있음(영업판매실적 조회 절차, turboairbrain.uk/ask). 이 구조를 딜러별 정기 리포트(예: 매월 딜러에게 자동 발송되는 실적 요약), 내부 경영진 대시보드로 확장하면 수작업 리포팅을 크게 줄일 수 있음(확인된 인프라 기반 제안).
4순위 — 리베이트 스킴 계산 자동화
Wiki에 35%/41% 스킴의 계단식 리베이트율 구조가 확인되나, 어느 딜러가 어느 스킴 대상인지는 시트에 명시되어 있지 않음(Open Question). 이 매핑이 확정되면 판매 건수 구간 도달 시 자동으로 리베이트 대상액을 계산·알림하는 로직을 넣을 수 있음.
5순위 — 발주(재고보충) 타이밍 자동화
해상운송 리드타임이 길기 때문에(컨테이너 단위), 재고 소진 속도(과거 판매 트렌드) 기반 자동 발주 알림/예측 모델이 유효할 수 있음. 단, 이건 완전히 추정 제안이며 현재 발주 프로세스 자체가 Wiki에 없어 검증 불가.
6순위 — 관세/HFC 냉매 규제 대응 트래킹
R404A 등 규제 노출 제품군(Turbo Air 제품 라인업 (K-Series) 참고)의 재고·발주를 별도로 태깅해, 쿼터 축소 일정(2026-01-01, 2030, 2036)에 맞춰 조기 경고하는 규칙 기반 알림도 고려할 만함(제안, 근거는 규제 타임라인 자체).
3. 더 정확한 분석을 위해 필요한 자료
현재 Wiki에는 “무엇을 파는지·얼마나 파는지”는 상세하지만, “어떻게 주문이 접수되고 처리되는지”의 운영 프로세스 세부사항이 없습니다. 아래 자료가 있으면 훨씬 구체적인 자동화 설계가 가능합니다.
A. 주문 접수 프로세스
딜러가 실제로 보내는 주문 이메일 샘플 (형식이 정형화돼 있는지, 딜러마다 다른지)
전화 주문 시 사용하는 주문서 양식/체크리스트가 있는지
주문 접수 후 Sales Data 시트에 입력하기까지의 실제 단계(누가, 어떤 도구로, 몇 단계)
견적서 발행 프로세스(있다면 — PO No/Order No 발급 타이밍)
B. 재고·물류 프로세스
5. NSW/VIC 창고의 재고관리 시스템(엑셀? WMS? ERP?) — 실시간 재고 확인 가능 여부
6. 배송지-창고 매칭 규칙(단순 지리적 근접인지, 재고 우선인지)
7. 배송사(3PL) 연동 방식 — 수기 발송인지 API 연동인지
8. 평균 리드타임(주문 접수 → 출고 → 배송완료)
C. 조달/발주 프로세스
9. 한국/중국 공장 발주 주기·리드타임, 컨테이너당 물량 기준
10. 발주 결정 기준(재고 최소 수량 트리거? 정기 발주? 수요 예측 기반?)
11. 통관·물류비(landed cost) 실제 계산 방식
D. 시스템 현황
12. 현재 사용 중인 소프트웨어 목록(ERP, CRM, 회계 프로그램, WMS 등) — Wiki에 “원천 시스템 미상”으로 표기된 Open Question이 있어(TAB 영업 판매실적 데이터), 이 부분이 확인되면 자동화 설계의 출발점이 명확해짐
13. Gmail 계정이 팀 공용인지 개인별인지, 라벨/폴더 체계 유무
E. 조직/인력
14. 주문 접수배송까지 관여하는 담당자 수와 역할 분담(영업/물류/재고 각각 몇 명인지)
15. 현재 하루/월 평균 처리 주문 건수(수동 병목 파악용 — LIVE DATA상 2026년 월평균 약 280300건 수주 확인되나, 이걸 몇 명이 처리하는지는 근거 없음)
참고 문서
Turbo Air
TAB 영업 판매실적 데이터 (2021-2026)
영업판매실적 조회 절차
Turbo Air 제품 라인업 (K-Series)
HFC 냉매 단계적 감축 (호주)
호주 수입 물류비 (Freight and Landed Cost)
LIVE SALES DATA (Google Sheets Sales Data 탭, 실시간 조회)
위 §2의 자동화 제안 중 다수는 Wiki에 없는 일반적인 B2B 유통업 자동화 원칙에 기반한 추정/제안이며, 확정 사실이 아닙니다. §3의 자료가 확보되면 더 정밀한 우선순위와 ROI 추정이 가능합니다.
Referenced Pages
(답변 본문의 “참고 문서” 섹션 참고)
Gaps Identified
Knowledge Gap
이 답변은 turboairbrain.uk/ask 사이트 채팅으로 자동 생성됐습니다. 중요한 의사결정에 쓰기 전 /verify로 근거를 재검토하세요.
目前已建立类似本次回答所用 LIVE SALES DATA 的机制,即直接查询 Google Sheets 原始数据自动汇总各月·各经销商·各产品的业绩(《营业销售业绩查询流程》、turboairbrain.uk/ask)。若将此结构扩展为面向经销商的定期报告(例如每月自动发送给经销商的业绩摘要)及内部管理层看板,可大幅减少人工报告工作(基于已确认基础设施的建议)。
第 4 优先级 —— 返利方案计算自动化
Wiki 中已确认存在 35%/41% 方案的阶梯式返利率结构,但表格中并未明确标注哪个经销商适用哪个方案(Open Question)。一旦确定该映射关系,即可加入达到销售笔数区间时自动计算·提醒返利金额的逻辑。
第 5 优先级 —— 下单(补货)时点自动化
由于海运交期较长(以集装箱为单位),基于库存消耗速度(历史销售趋势)的自动下单提醒/预测模型可能有效。但这完全是推测性建议,且目前的下单流程本身在 Wiki 中并无记录,无法验证。
第 6 优先级 —— 关税/HFC 制冷剂法规应对追踪
对法规暴露产品线(如 R404A 等,参见《Turbo Air 产品线(K-Series)》)的库存·下单单独标记,配合配额削减时间表(2026-01-01、2030、2036)设置提前预警的规则型提醒,也值得考虑(建议,依据为法规时间表本身)。
3. 为更准确分析所需的资料
目前 Wiki 详细记录了"卖什么·卖多少",但缺乏"订单如何接收和处理"的运营流程细节。若能提供以下资料,将可进行更具体的自动化设计。
A. 订单接收流程
经销商实际发送的订单邮件样本(格式是否标准化,各经销商是否不同)
电话订单时使用的订单表格/检查清单(如有)
从接收订单到录入 Sales Data 表格的实际步骤(由谁、用什么工具、几个步骤)
报价单开具流程(如有——PO No/Order No 的发放时点)
B. 库存·物流流程
5. NSW/VIC 仓库的库存管理系统(Excel?WMS?ERP?)——是否可实时确认库存
6. 配送地-仓库匹配规则(是单纯地理邻近,还是以库存优先)
7. 配送商(3PL)对接方式——人工发送还是 API 对接
8. 平均交期(接收订单→出库→配送完成)
C. 采购/下单流程
9. 韩国/中国工厂的下单周期·交期、每个集装箱的数量基准
10. 下单决策标准(库存最低数量触发?定期下单?基于需求预测?)
11. 通关·物流成本(落地成本)的实际计算方式
D. 系统现状
12. 目前使用中的软件清单(ERP、CRM、财务软件、WMS 等)——Wiki 中有一项标注为"源系统不明"的 Open Question(《TAB 营业销售业绩数据》),若能确认这部分,自动化设计的起点将更加明确
13. Gmail 账号是团队共用还是按人分配,是否有标签/文件夹体系
E. 组织/人力
14. 从接收订单到配送全程涉及的负责人数量及职责分工(营业/物流/库存各多少人)
15. 目前每日/每月平均处理订单笔数(用于识别人工瓶颈——LIVE DATA 显示 2026 年月均约 280~300 笔收订,但由多少人处理并无依据)
参考文档
Turbo Air
TAB 营业销售业绩数据(2021-2026)
营业销售业绩查询流程
Turbo Air 产品线(K-Series)
HFC 制冷剂逐步削减(澳大利亚)
澳大利亚进口物流成本(Freight and Landed Cost)
LIVE SALES DATA(Google Sheets Sales Data 标签页,实时查询)
上方 §2 中的多数自动化建议基于 Wiki 之外的一般性 B2B 分销业自动化原则,属于推测/建议,并非已确认事实。若能获取 §3 中的资料,将可进行更精确的优先级排序与 ROI 估算。
ℹ️ QueryQuestion: Our company imports products by sea container from factories in Korea or China, stores them in our warehouses, and typically receives orders from dealers via Gmail or phone, then ships product from the nearest warehouse to the delivery destination. We'd like to improve and automate this process going forward — please recommend parts of the process that could be automated. Also let me know what materials you'd need to analyze the process in more detail.
Asked by: DavidDate: 2026-08-14
NSW (Auburn, from Jan 2021) and VIC (Knoxfield, from Jan 2023) are the two directly operated warehouses/offices, while QLD is a separately owned affiliate (TA QLD) that buys in bulk by the container (management judgment defaults to the exQLD basis). [Source: Turbo Air, Sales Performance Lookup Procedure]
Per-dealer, per-month order (Order date) and revenue (Inv Date) ledgers are recorded line-by-line in the Google Sheets Sales Data — meaning timestamps for each stage of "order → shipment → invoice" already exist in the system (spreadsheet). In other words, the process data itself is already digitized. [LIVE SALES DATA]
Per the wiki on Australian import freight costs, there's a macro backdrop of surging bunker surcharges and declining route reliability in 2026, making management of "total landed cost" more important. [Source: Australian Import Freight and Landed Cost]
HFC refrigerant regulation (a further 19% quota cut effective 2026-01-01, etc.) creates sourcing risk for certain refrigerant lines (e.g. R404A), which could also tie into inventory-management automation. [Source: HFC Refrigerant Phase-Down]
Beyond this, "the detailed steps of the Gmail/phone order-intake process" itself (e.g. how quotes are issued, how stock is checked, picking/packing method, carrier-integration method) has no basis in the wiki — no basis; this needs to be confirmed via the material requests in §3 below.
2. Recommended Areas for Automation
Combining wiki facts with general B2B-distribution automation principles (explicitly noting this is inference/general-knowledge-based suggestion, not confirmed fact), prioritized as follows:
Current problem: Gmail and phone orders require a human to read them and transcribe them into a sheet/system, carrying significant risk of typos, omissions, and processing delays. That Sales Data already has fields like Order No, P/O No, Model, and Required by presumably means this information is currently being manually keyed in, in some form, today.
Automation direction (inference): a dealer-specific order form (web form/portal) or Gmail-parsing automation (e.g. a structured email template plus Google Apps Script/Zapier auto-populating the order sheet); for phone orders, at minimum an automatic confirmation email/text after the call for double-checking.
Expected benefit: fewer entry errors, shorter processing time, relief of the bottleneck at the person handling this.
Current state: with a two-warehouse system (NSW/VIC), the rule "ship from the nearest warehouse" is itself simple, but without real-time stock visibility, someone is likely still checking stock by phone/messenger (inference).
Automation direction (inference): a real-time stock dashboard per warehouse, plus automatic recommendation of "ship from NSW or VIC" based on the dealer's delivery postcode at order intake, with automatic alerts on stock shortage.
A mechanism already exists — as used in this very answer's LIVE SALES DATA — that queries the Google Sheets source directly to auto-aggregate monthly/dealer/product performance ("Sales Performance Lookup Procedure," turboairbrain.uk/ask). Extending this into regular per-dealer reports (e.g. an automatically sent monthly performance summary to each dealer) and an internal management dashboard could significantly cut manual reporting work (a suggestion grounded in confirmed existing infrastructure).
Priority 4 — Automate Rebate-Scheme Calculation
The wiki confirms a tiered rebate-rate structure for the 35%/41% schemes, but which dealer is subject to which scheme is not specified in the sheet (an Open Question). Once this mapping is settled, logic could be added to automatically calculate/notify the rebate amount once an order-count threshold is reached.
Priority 5 — Automate Ordering (Restock) Timing
Because ocean-freight lead times are long (container-based), an automatic reorder alert/forecasting model based on stock-depletion rate (historical sales trends) could be effective. However, this is entirely a speculative suggestion, and the actual current ordering process itself isn't in the wiki, so it can't be verified.
Separately tagging inventory/orders for regulation-exposed product lines (e.g. R404A, see "Turbo Air Product Lineup (K-Series)") and setting up rule-based early-warning alerts aligned to the quota-reduction schedule (2026-01-01, 2030, 2036) is also worth considering (a suggestion; the basis is the regulatory timeline itself).
3. Materials Needed for a More Accurate Analysis
The wiki currently has detail on "what's sold, how much," but lacks operational-process detail on "how orders are received and processed." With the materials below, a much more concrete automation design would be possible.
A. Order-Intake Process
Sample order emails dealers actually send (is the format standardized, or does it vary by dealer?)
Any order form/checklist used for phone orders
The actual steps from order intake to entry into the Sales Data sheet (who, with what tool, how many steps)
The quote-issuance process (if any — timing of PO No/Order No issuance)
B. Inventory/Logistics Process
5. The inventory-management system at the NSW/VIC warehouses (Excel? WMS? ERP?) — whether real-time stock checking is possible
6. The delivery-location-to-warehouse matching rule (simple geographic proximity, or stock-priority?)
7. The carrier (3PL) integration method — manual dispatch or API integration?
8. Average lead time (order intake → ship-out → delivery complete)
C. Procurement/Ordering Process
9. Ordering cadence/lead time for the Korea/China factories, and volume basis per container
10. The ordering-decision criteria (a minimum-stock trigger? periodic ordering? demand-forecast-based?)
11. How customs/logistics costs (landed cost) are actually calculated
D. Current Systems
12. A list of software currently in use (ERP, CRM, accounting software, WMS, etc.) — the wiki has an Open Question flagged as "source system unknown" ("TAB Sales Performance Data"); confirming this would give automation design a clear starting point
13. Whether the Gmail account is shared by the team or individual, and whether a label/folder system exists
E. Organization/Staffing
14. The number of people involved from order intake through delivery and their role split (how many in sales/logistics/inventory respectively)
15. Current average daily/monthly order volume processed (to identify manual bottlenecks — LIVE DATA confirms roughly 280-300 orders/month in 2026, but how many people process that has no basis)
Referenced Documents
Turbo Air
TAB Sales Performance Data (2021-2026)
Sales Performance Lookup Procedure
Turbo Air Product Lineup (K-Series)
HFC Refrigerant Phase-Down (Australia)
Australian Import Freight and Landed Cost
LIVE SALES DATA (Google Sheets Sales Data tab, live query)
Many of the automation suggestions in §2 above are inferences/suggestions based on general B2B-distribution automation principles not found in the wiki, not confirmed fact. With the materials in §3, much more precise prioritization and ROI estimates would be possible.
Referenced Pages
(see the "Referenced Documents" section in the answer body above)
Gaps Identified
⚠️ Knowledge Gap
This answer was auto-generated via the turboairbrain.uk/ask site chat. Re-verify its basis with /verify before using it for important decisions.